एम० एस० - एक्सेल ( MS - Excel ) ,वर्कशीट में सारणियाँ ( Tables in Worksheet )

एम०  एस० - एक्सेल  ( MS - Excel ), वर्कशीट  में सारणियाँ  ( Tables  in  Worksheet )

 एम० एस० - एक्सेल ( MS - Excel ) की वर्कशीट पर कार्य  करना और फार्मूले तथा फंक्सनों का उपयोग करके विभिन्न प्रकार  की गणनाये  करना  सिख  चुके    हैं।  इस अध्याय  में आप एक्सेल   अन्य  विशेषताओं के बारे  में विस्तार से  पढ़ेंगे , जिनके द्वारा आप इसकी क्षमताओं  का अधिक अच्छा उपयोग   कर  सकते  हैं।  

1.    वर्कशीट  में सारणियाँ  ( Tables  in  Worksheet ) 

      आप  जानते  हैं।  की कोई सरणी  पंकितयों  और कॉलमों  से बानी  होती हैं।  वर्कशीट  भी पंकितयों  और कॉलमों  में पहले से ही विभाजित  होती  हैं , इसलिए  आप कोई  भी सारणी एक्सेल  की वर्कशीट  में सरलता से बना सकते हैं।  इसके लिए सबसे पहले यह तय कीजिये  की उस सरणी  में  कितने  और  कौन - कौन  से कॉलम  होंगे।  अब उन कॉलमों के शीर्षक  टाइप  कर लीजिये , जैसे की निचे के चित्र में दिखाया गया हैं।  यहां  सारणी  को कॉलम   ' A ' से प्रारंभ किया गया हैं।  परंतु  यह आवश्यक  नहीं हैं।  आप वर्कशीट  के किसी भी  भाग  में कही भी  सारणी  बना सकते हैं।  

                                           वर्कशीट  में सारणियाँ  ( Tables  in  Worksheet ) 

सभी कॉलम बनाने  एक बाद  आप उनकी  पंकितयो  में डाटा भरना  प्रारम्भ  कर सकते हैं।  आप या तो सारा  डाटा  किसी  साधारण  डाटा  की तरह  टाइप  कर सकते हैं , या  उसमे डाटा भरने   डाटा प्रविष्ट फार्म का उपयोग कर सकते हैं।  एम० एस० -एक्सेल किसी सारणी के लिए स्वतः ही डाटा प्रविष्ट फार्म तैयार  कर देता हैं।  इसके लिए  उस  सारणी  के किसी सैल  को सक्रीय  कीजिये और ( Data )  मेन्यू  में  Form ....  आदेश दीजिये।  इससे आपको  इस चित्र की तरह  एक डाटा  प्रविष्ट  फार्म  दिया जायेगा।  

    इस डाटा  प्रविष्ट  फॉर्म में एक बार  में एक रिकॉर्ड  के सभी फिल्ड दिखाए  जाते हैं।  आप ऊपर और निचे के तीर के बटनों  को दबाकर  अन्य  रिकार्डो  को देख सकते हैं।  अंतिम  रिकॉर्ड  दिखाई देने  पर यदि आप निचे   के तीर के बटन को दबाते हैं  तो खली रिकॉर्ड आ जाता हैं , जिसमे आप डाटा  भर सकते  हैं।  हालाँकि सभी फील्डों  को  भरना  आवश्यक   नहीं  हैं।   आप  किसी फिल्ड  को  खाली  भी छोड़  सकते हैं।  प्रत्येक नया  रिकॉर्ड  सारणी  एक अंतिम  रिकॉर्ड के बाद  जोड़  दिया जाता हैं , और वह सारणी  का भाग  बन  जाता हैं।  

2.   सारणी  को छाँटना  ( Sorting The  Table ) 

     किसी सारणी  में भरे  गए  रिकॉर्डो  को आप  किसी फिल्ड या  फील्डरों  के अनुसार  किसी  भी क्रम  में छाँट  सकते हैं।   इसके लिए  पहले  उस सारणी  के किसी  सैल  में माउस पॉइंटर लगाइए।  फिर  ( Data ) मेन्यू  में Sort .... आदेश  दीजिये।  इससे आपकी स्क्रीन  पर दिए  गए चित्र की तरह  शॉर्ट  का डायलॉग  बॉक्स  खुल  जाएगा।  

        इस डायलॉग  बॉक्स में आप अधिकतम  तीन सॉर्ट  कुंजियाँ बता  सकते हैं।  सॉर्ट  कुंजी बताने  के लिए (Sorty by) लिस्ट बॉक्स  को खोलकर उसमें  से उचित सॉर्ट फिल्ड  चुनिए।  उसके सामने दिए  गए  दो  रेडियो  बटनों में से  किसी  एक  को  भी   सेट  कीजिए , जो की डाटा  को  उस  फिल्ड  के क्रमश:  बढ़ते हुए  और घटते हुए  क्रम  में  छाँटने  के लिए  हैं।  इसी  प्रकार  आप अधिकतम  तीन सॉर्ट  फिल्ड  सेट  कीजिये।  अपने  विकल्प सेट करने  के  बाद OK  बटन  को क्लिक  कीजिए।  इससे डाटा उसी क्रम में छाँट  दिया जाएगा।  

    यहाँ हम अपनी सारणी  को City  और  Name  के बढ़ते हुए  क्रम  में छाँट  रहे  हैं।  इसका परिणाम निचे के चित्र में दिखाया  गया हैं।  

  सारणियों  पर छाँटने  के अलावा और भी कई  किर्याएँ की जा सकती हैं ; जैसे - डाटा को  छानना ( Filtering ) , योग ( Total ) तथा अनुयोग ( Subtotal )  निकालना , डाटा का    वेलिडेशन ( Validation ) करना आदि।  

3.   सिमा रेखाएँ  खींचना ( Drawing Borders ) 

        वर्कशीट  के किसी भाग  को  उभारने ,  दूसरे  भागो  से अलग  दिखने  योग्य  ( Totals ) तथा  अनुयोगो         ( Subtotals )   को विशेष  तौर पर  दिखाने या  केवल  वर्कशीट  में बनाई  गयी किसी टेबल की सुंदरता  बढ़ाने  के लिए आप सैलों  के ऊपर -निचे ,दाएँ -बाएँ सिमा रेखाएँ  भी खींच  सकते हैं।  इस कार्य के लिए हम फॉर्मेटिंग  टूल  बार  में उपलब्ध बटनों  का प्रयोग करते हैं।  इसकी विधी इस प्रकार हैं - 

1.  उस सैल  या रेंज को चुन  लीजिए , जिसकी  सिमा  रेखा  आप  खींचना  चाहते  हैं।  

2.   फॉर्मेटिंग टूल  बार में Borders  बटन के तीर  को क्लिक  कीजिये।  इससे  आपकी स्क्रीन पर दाईं  और के चित्र की तरह  सिमा  रेखाओं  की पटटी ( Borders  Palette ) खुल जाएगी , जिसमे सभी उपलब्ध बटन िये गए  होते हैं।  

3.  सिमा रेखा पटटी  में अपनी इच्छित  रेखा  स्टाइल  के बटन को क्लिक  कीजिए।  

   आप चाहे  तो चुने हुए  सैलो पर एक से अधिक बॉर्डर  स्टाइलो  को भी लागू कर सकते हैं , जिससे उन सैलो पे दोनों स्टाइलो का सम्मिलित  प्रभाव  पड़ेगा।  

4.  चार्ट बनाना ( Drawing  Charts ) 

       एम० एस० - एक्सेल  में किसी वर्कशीट  में भरें  हुए डाटा के आधार पर अनेक प्रकार  के दो या तीन आयामी चार्ट सरलता से बनाए  जा सकते हैं।  आप इसके चार्ट टूलबार ( Chart  Toolbar ) द्वारा अपनी इच्छा से कैसा भी चार्ट बना सकते हैं, या फिर एक्सेल  के चार्ट  विजार्ड ( Chart  Wizard ) प्रोग्राम द्वारा चुटकियों  में चार्ट बना सकते हैं।  

                                                    चार्ट टूलबार ( Chart  Toolbar ) 

इतना ही नहीं एक बार चार्ट बन  जाने के बाद  आप उसे छपवा  भी सकते हैं , छिपा सकते  हैं , सुधार सकते हैं और एक्सेल से  बाहर  के प्रोग्रामो ; जैसे - एम० एस० - वर्ड  या पावर  पॉइंट  में भी  ले जा सकते हैं।  एक्सेल के चार्टो में यह विशेषता  भी हैं  की जब  भी आप उस डाटा  में कोई  परिवर्तन करते  हैं जिस पर चार्ट आधारित  हैं , तो संबंधित  चार्ट  में वह  परिवर्तन  तत्काल  कर दिया  जाता हैं या ऐसा  करने  के लिए  पूछा जाता हैं।  

तो इस पोस्ट पर अपने एम०  एस० - एक्सेल  ( MS - Excel )  एक्सेल के बारे कुछ जानकारी हासिल की हैं में कामना करता हूँ की ये पोस्ट आप के लिए बोहोत  यूजफुल रही होगी और एम०  एस० - एक्सेल  ( MS - Excel )  

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